De Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Civiele Veiligheid, bevestigde dat deze regeling voor de lokale besturen ook van toepassing is voor het personeel van de hulpverleningszones, zowel voor het omkaderend personeel als voor het operationele beroepspersoneel. Voor het operationeel beroepspersoneel verzet het administratief en geldelijk statuut zich niet tegen fietsleasing. Het is hier aangeraden om dezelfde redenering toe te passen als voor een lokaal bestuur, waar er gelet op de vaste barema’s (die er bij het operationele personeel ook zijn) geen inhoudingen op het brutoloon kunnen gebeuren maar enkel op het nettoloon.
Voor het operationeel vrijwilligerspersoneel is het een andere situatie omdat de prestatievergoeding van een vrijwilliger van maand tot maand verschilt. Misschien is er niet elke maand voldoende prestatievergoeding om er de inhoudingen op uit te voeren. Bovendien zijn deze prestatievergoedingen doorgaans sociaal en fiscaal vrijgesteld. Ook voorziet het geldelijk statuut dat sociale voordelen enkel ingevoerd kunnen worden, voor zover deze in vergelijking met het totale loon van ondergeschikt belang of geringe waarde zijn. Bij vrijwilligers is de maandelijkse prestatievergoeding echter niet zo hoog, waardoor het voordeel van de fietsleasing in vergelijking met het normale inkomen, wellicht niet meer als gering aanzien kan worden.
Gelet op deze fiscale beperking stellen we voor om ook voor het vrijwilligerspersoneel interessante voordelenpistes te onderzoeken:
- Een aangeboden voordelenpakket met allerlei kortingen (cf. benefits@work, dit is een eenmalige zeer beperkte kost voor de werkgever. Medewerkers kunnen dan genieten van allerlei kortingen voor verschillende aanbiedingen);
- Fietsvergoeding voorzien voor vrijwilligers wanneer ze opleidingen, oefeningen volgen, voor woon-werkverkeer;
- Een groepsaankoop voorzien om fietsen goedkoper te kunnen aanbieden. Hierbij doet de particulier zelf de aankoop en niet de werkgever, dit is bij fietslease anders. Bij dergelijke groepsaankoop is de wet overheidsopdrachten ook niet van toepassing. Nadeel: vraag is dan nog of de geïnteresseerde fietshandelaars grotere kortingen binnen deze groepsaankoop zouden aanbieden in plaats van dat je zelf als particulier (buiten een groepsaankoop) ook kortingen ontvangt in de winkel. Als we als werkgever zelf fietsen zouden afnemen van dergelijke groepsaankoop en dan zouden aanbieden (lees: doorverkopen) aan onze vrijwilligers, dan zijn we zelf fietsen aan het verkopen, hetgeen in strijd is met de fiscale regelgeving. Veel vrijwilligers kunnen via hun hoofdwerkgever wellicht ook al genieten van een fietsleasesysteem;
- Dienstfietsen voorzien in de posten voor dienstreizen;
- ...
De Vlaamse Regering voorziet het inruilen van vakantiedagen en/of een gedeelte of geheel van de eindejaarstoelage en/of het bedrag van de fietsvergoeding van het personeel om voldoende budget te creëren voor een fietsleasing:
• Omzetten van vakantiedagen is niet budgetneutraal voor de zone. Voor het personeel is dit ook minder voordelig omdat het omzetten van vakantiedagen een nettobedrag creëert zonder hefboom;
• Gebruik van fietsvergoeding is budgetneutraal voor de zone, maar administratief moeilijk omdat de rechten van deze vergoeding nog moeten worden opgebouwd na ingang van het contract. Dit is een administratief omslachtig proces met onzekerheid voor de zone. Ook hier gaat het om een nettobedrag zonder hefboom;
• Gebruik van de eindejaarstoelage is budgetneutraal voor de zone en het administratief proces is beheersbaar door de tool van het sociaal secretariaat en de leasepartner. Voor het personeelslid creëert dit een voordeel door het creëren van een hefboom omdat het brutobedrag van de eindejaarstoelage plus patronale bijdrage kan worden aangewend om een leasecontract af te sluiten.
Brandweer zone Kempen stelt daarom voor om enkel fietsleasing toe te laten door inruil van de eindejaarstoelage, omdat dit de enige werkwijze is die, behoudens de verwerkingskost, budgetneutraal is voor de zone, administratief haalbaar en een voordelige hefboom creëert voor het personeel.
Om de mogelijkheid te geven om in te stappen in een systeem van fietsleasing, kan de zone gebruik maken van de raamovereenkomst van IOK van de Intergemeentelijke Aankoopdienst, gegund aan de firma O2O. O2O voorziet een maximale keuzevrijheid voor de personeelsleden, de mogelijkheid om lokale handelaren maximaal te betrekken en een uitgebreide dienstverlening (verzekering, pechverhelping) voor wie een fiets least en een goede administratieve en communicatieve ondersteuning bij de uitrol van het leaseprogramma. De toetreding tot de groepsaankoop zal nog ter goedkeuring in een apart dossier worden voorgelegd aan het beleid.
Het bestuur moet het personeelslid dat gebruik wil maken van de fietsmobiliteit voldoende informeren. Dat houdt het volgende in:
De fietspolicy bevat onder meer afspraken over het gebruik en het onderhoud van de fiets. Daarbij moet onder meer rekening gehouden worden met het volgende:
Verder moeten over het gebruik van de fiets bij langdurige afwezigheid, zoals ziekte en lange onbetaalde afwezigheden, onder meer de volgende vragen worden gesteld:
Bovenstaande vragen zullen het onderwerp moeten uitmaken van overleg met de representatieve vakorganisaties.
Er wordt nu aan het beleid het principiële akkoord gevraagd:
Wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid:
• Art. 63, 3°: het college is belast met het beheer van de inkomsten en de ordonnancering van de uitgaven van de zone;
• Art. 73: de ontvangsten en uitgaven van de zone worden gedaan door een bijzondere rekenplichtige;
• Art. 75, §2: de bijzonder rekenplichtige heeft tot taak heeft om, alleen en onder zijn verantwoordelijkheid, de ontvangsten van de zone te innen en tegen regelmatige bevelschriften de
betaalbaar gestelde uitgaven te doen;
• Art. 78: de bijzondere rekenplichtige oefent zijn functie onafhankelijk uit onder gezag van het college;
• Art. 100 e.v.: deze bepalingen bespreken de bevoegdheid van de zone inzake het personeel en bijgevolg het opstellen en wijzigen van een personeelsstatuut voor haar zonaal personeel;
• Art. 106: de zone legt zelf het administratief en geldelijk statuut van haar administratief personeel vast.
Koninklijk besluit van 19 april 2014 houdende bezoldigingsregeling van het operationeel personeel van de hulpverleningszones, art. 45.
Koninklijk besluit van 19 april 2014 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de hulpverleningszones:
• Art. 42, §1 bepaalt dat enkel het college het invorderingsrecht vaststelt;
• Art. 42, §2 bepaalt dat wanneer het recht niet door een wet of door bewijskrachtig document wordt aangetoond, het college een invorderingsstaat opmaakt die samen met alle bewijsstukken van het recht en van de vaststelling ervan aan de bijzondere rekenplichtige wordt bezorgd.
Wat betreft de vrijstelling van belastingen en RSZ:
• Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992, art. 38, §1, eerste lid, 14°;
• Koninklijk besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, art. 19, §2, 23°.
De zoneraad keurt goed dat de zone een kader voor fietslease uitwerkt volgens de wettelijke bepalingen ter zake (onderhandelingen met de representatieve vakorganisaties, aanpassing rechtspositieregeling, opmaken fietspolicy ...). Aangezien fietslease voor het vrijwillige personeel financieel-technisch niet kan worden geïmplementeerd, zullen er voor hen andere voordelenpistes worden onderzocht.