De aankoop van software bovenzonale dispatching met ondersteuning en onderhoudscontract maakt een opdracht van diensten uit. De opdracht wordt via een mededingingsprocedure met onderhandeling (MMO) aanbesteed en wordt Europees gepubliceerd. Na selectie van de kandidaten, zal de aankoop gegund worden aan de inschrijver met de economisch meest voordelige en regelmatige offerte, rekening houdend met de opgelegde gunningscriteria. De MMO werd gekozen vanwege de complexiteit van de aankoop door de implementatie van de software bij meerdere zones en de langlopende samenwerking rond dispatching. Een grondige en zorgvuldige implementatie van het systeem moet gewaarborgd worden, waarbij rekening wordt gehouden met de specifieke behoeften en vereisten van elke zone. Het implementeren van een dispatchingsysteem dat voldoet aan de behoeften van verschillende zones is een complexe taak. Het vereist een diepgaand begrip van de operationele processen, de technische infrastructuur en de geografische omstandigheden van elke zone.
De aankoop zal als een ‘occasioneel gezamenlijke opdracht’ (hierna OGO) in de markt gezet worden. Brandweer Zone Antwerpen (hierna BZA) neemt de coördinatie op als pilootbestuur. De voorbereidingen voor de procedure zijn gestart begin 2023. De ontwerpteksten (selectieleidraad en bijlagen, bestek en bijlagen, overzicht van praktische afspraken tussen de zones) werden inhoudelijk afgestemd tussen de deelnemende zones begin mei en eind mei 2023. Bij de OGO wordt nadruk gelegd op zorgvuldigheid en transparantie om zo de beste voorwaarden uit de schaalvergroting te verkrijgen en om een goede samenwerking te kunnen uitbouwen met de gekozen opdrachtnemer. Alle belangrijke modaliteiten zullen daarom specifiek per deelnemende zone worden meegedeeld: raming, aantal zones met locatievermelding, facturatievereisten, ….
De opdracht is een raamovereenkomst met een looptijd van 4 jaar, eenmaal verlengbaar met 3 jaar en vier keer verlengbaar met telkens 2 jaar. De maximale looptijd bedraagt bijgevolg 15 jaar. Een raamovereenkomst van 4 jaar zou betekenen dat er, gelet op de investering en de complexiteit, te vlug gestart moet worden met de voorbereiding van een nieuwe aankoopprocedure en de implementatie van nieuwe software. Dit zou tevens de continuïteit van de dispatching binnen de organisatie in het gedrang kunnen brengen.
Voor zowel het voeren van de procedure als de gunning van de raamovereenkomst wordt gevraagd dat de deelnemende zones aan BZA machtiging verlenen. Na de gunning zullen de deelnemende zones de bestelling rechtstreeks bij de opdrachtnemer plaatsen en zelf instaan voor de leiding en het toezicht op de diensten. Er is voor geen enkele zone een verplichte afname.
De machtiging betekent niet dat BZA de selectie en de gunning volledig autonoom doet. BZA stelt de deelnemende overheden in kennis van de voortgang van de aankoopprocedure en van de documenten tijdens de beslissende stappen (het selectie- en evaluatieverslag, het ontwerpbesluit van selectie- en gunning). De deelnemende overheden kunnen hun opmerkingen en vragen overmaken. BZA zal het gedragen selectie- en gunningsbesluit goedkeuren in naam van alle deelnemende overheden en vervolgens dit besluit ter kennis brengen van deze overheden en de gekozen opdrachtnemer.
Aan de deelnemende zones wordt eveneens gevraagd om machtiging aan BZA te verlenen voor de globale opvolging van de uitvoering. Door de machtiging aan BZA kunnen na de gunning bepaalde zaken centraal behandeld en goedgekeurd worden:
- opvragen van bewijs verzekeringen
- toepassing van herzieningsbepalingen in het bestek, vervanging van de opdrachtnemer, toekenning van compensaties nav onvoorziene omstandigheden
- wanneer frequente klachten bij één of meer bestellingen impact hebben op de uitvoering van de bestelling van andere deelnemende zones, kunnen verdere acties naar de opdrachtnemer in naam van alle deelnemende zones nodig zijn
Ook hier is er voorafgaand overleg met en akkoord van de deelnemende zones.
Voornoemde principes rond de interzonale aankoop evenals de finale opdrachtdocumenten worden ter goedkeuring voorgelegd aan de zoneraad :
- de machtiging aan BZA voor de verdere stappen en beslissingen bij de plaatsing en bij de gunning van de raamovereenkomst en voor de globale opvolging van de raamovereenkomst
- de wegwijzer samenaankoop waarin de praktische organisatie tussen BZA en de zones verduidelijkt wordt (contactgegevens, communicatie, overleg, taken pilootbestuur, taken deelnemende zones, …)
- de selectieleidraad, het bestek en bijlagen
Het uitgangspunt is dat de procedure voor de aankoop zal starten na kennisgeving van de goedkeuringen van alle zones aan BZA. De publicatie van de opdracht is voorzien in augustus 2023.
Wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid:
Artikel 3 bepaalt dat de civiele veiligheid alle civiele maatregelen en middelen omvat die nodig zijn voor het volbrengen van de opdrachten vermeld in de wet om te allen tijde personen en hun goederen en leefomgeving ter hulp te komen en te beschermen
Artikel 11 §2, 3° bepaalt dat de zone alle maatregelen neemt om te garanderen dat de dienst klaar is om het hoofd te bieden aan een reëel incident
Artikel 26 bepaalt dat de zoneraad bevoegd is voor alle aangelegenheden die niet uitdrukkelijk aan het zonecollege werden toegewezen.
Artikel 85 §1, eerste lid bepaalt dat de zoneraad bevoegd is voor de vaststelling van de gunningswijze en voorwaarden voor overheidsopdrachten
Artikel 63,3° bepaalt dat het zonecollege bevoegd is voor de ordonnancering van uitgaven
Artikel 75 bepaalt dat de bijzondere rekenplichtige tot taak heeft om tegen regelmatige bevelschriften de betaalbaar gestelde uitgaven te doen
Artikel 117 §1 bepaalt dat de zone het materiaal en de uitrusting verwerft die nodig zijn voor de goede uitvoering van haar opdrachten, en instaat voor het beheer en onderhoud ervan
Artikel 38 §1, 1°, c) bepaalt dat de mededingingsprocedure met onderhandeling toegepast kan worden, vanwege de specifieke omstandigheden van de behoefte die verband houden met de aard, complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico’s
In toepassing van artikel 43 wordt de techniek van raamovereenkomst gebruikt
In toepassing van artikel 48 gebeurt de plaatsing onder de vorm van een occasioneel gezamenlijke opdracht
Koninklijk Besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren
Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken
Het besluit van de zoneraad van 25 juni 2022 inzake de bevoegdheden van de zoneraad die gedelegeerd werden aan het zonecollege met betrekking tot overheidsopdrachten.
De zoneraad keurt het dossier en de raming voor de opdracht “Aankoop software dispatch', opgesteld door de dienst aankoop, goed.
De zoneraad keurt de deelname aan de bovenzonale aankoop van software bovenzonale dispatching met ondersteuning en onderhoudscontract onder de vorm van een occasionele gezamenlijke opdracht en op basis van een raamovereenkomst goed.
De zoneraad keurt het bestek en de selectieleidraad ‘2023 - BZA - 0013 Raamovereenkomt voor de aankoop van software bovenzonale dispatching met ondersteuning en onderhoudsontract’ goed en dat hiervoor een mededingingsprocedure met onderhandeling met Europese bekendmaking wordt uitgeschreven.
De zoneraad keurt goed dat er machtiging verleend wordt aan Brandweer Zone Antwerpen om de plaatsingsprocedure te voeren, de gunning van de raamovereenkomst te doen en de globale opvolging van de raamovereenkomst op te nemen.
De zoneraad neemt kennis dat de procedure start wanneer de deelnemende zones het bestek, de plaatsingsprocedure en de machtigingen aan Brandweer Zone Antwerpen hebben laten goedkeuren door hun bevoegde organen.
De raming voor Brandweer zone Kempen bedraagt:
Totale raming voor Brandweer zone Kempen: 1.458.760 euro exclusief 21% btw of 1.765.100 euro inclusief btw voor een periode van 15 jaar.
De totale opdracht wordt geraamd op 5.730.687 euro exclusief 21% btw of 6.934.131 euro inclusief 21% btw.
Het maximale bestelbedrag van de opdracht bedraagt 9.680.000 euro inclusief 21% btw.