De wet van 20 juli 2022 bepaalt het volgende:
In de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid wordt artikel 34, waarvan de bestaande tekst paragraaf 1 zal vormen, aangevuld met een paragraaf 2, luidende:
““§ 2. De vergadering van de raad vindt plaats in de maatschappelijke zetel van de zone of op elke andere plaats die daartoe door de zone wordt aangeduid. Onder voorbehoud van de bepalingen van het vijfde lid, mag de raad in zijn reglement van orde bepalen in welke gevallen en onder welke voorwaarden alle of een deel van de leden van de raad van op afstand mogen deelnemen aan de vergaderingen, voor zover de openbaarheid van de zitting en de raadpleging van het verslag ervan kunnen worden gewaarborgd. De openbaarheid van de zitting, die gedeeltelijk of volledig op afstand plaatsvindt, wordt verzekerd door de rechtstreekse audiovisuele uitzending van de vergadering op de website van de zone en volgens de door de zone bepaalde nadere regels. De audiovisuele rechtstreekse uitzending wordt onderbroken indien artikel 43, tweede en derde lid, van toepassing is. Wanneer de zone beslissingen neemt over het operationele personeelsplan, over de begroting en de begrotingsaanpassingen, over de rekeningen, alsook wanneer personeelsleden worden gehoord, vinden de vergaderingen plaats overeenkomstig het eerste lid. In afwijking van het vijfde lid mogen de daarin bedoelde beslissingen worden genomen tijdens een vergadering die gedeeltelijk op afstand plaatsvindt, indien minstens drie leden van de raad ter plaatse fysiek aanwezig zijn. De leden van de raad die deelnemen aan deze vergaderingen op afstand worden beschouwd als aanwezig voor de naleving van de quorum- en meerderheidsvoorwaarden.” |
Op basis hiervan worden volgende wijzigingen aan het huishoudelijk reglement voorgesteld (zie ook bijlage):
1. In alinea 3 van artikel 7.a. wordt de groene tekst toegevoegd:
De ZR vergadert zo vaak als de zaken die tot zijn bevoegdheid horen het vereisen. De ZR bepaalt jaarlijks tien vaste vergaderingen.
De ZR komt bijeen op zaterdag om 8.00 uur in het Veiligheidshuis Ter Stokt te 2440 Geel, Stelenseweg 92.
Er kan op een ander moment of op een andere locatie (op het grondgebied van Brandweer zone Kempen) vergaderd worden (omwille van bijvoorbeeld feestdagen, studiedagen …) of vergaderen op afstand (zie artikel 10). De leden worden hier tijdig van op de hoogte gebracht.
2. In artikel 7.d. wordt de groene tekst toegevoegd en de rode tekst vervangen:
De oproeping geschiedt standaard per e-mail, ten minste tien kalenderdagen vóór de dag van de vergadering. De oproeping vermeldt de agenda, de definitieve datum, de definitieve plaats locatie en het definitieve uur van de vergadering.
Bij verzending via e-mail wordt er vanuit gegaan dat de documenten door het lid ontvangen zijn. Het is de verantwoordelijkheid van het lid zelf om contact op te nemen met de secretaris wanneer hij/zij vaststelt documenten niet tijdig ontvangen te hebben.
De agendapunten worden duidelijk omschreven.
Voor elk agendapunt worden alle stukken die erop betrekking hebben, ter plaatse ter inzage gelegd van de leden vanaf het verzenden van de agenda.
Bijkomend worden de agenda en alle stukken digitaal ter beschikking gesteld van de leden.
Mits uitdrukkelijke toestemming van het lid kunnen de agenda en de toelichtingen via post verstuurd worden. Het lid ondertekent hierbij een document waarbij het ontvangstadres wordt meegedeeld.
3. In artikel 8 wordt aan de eerste zin de groene tekst toegevoegd, de rest van de tekst van de eerste alinea wordt geschrapt (in rood):
De vergaderingen van de ZR zijn openbaar toegankelijk voor het publiek. In principe gaan de vergaderingen fysiek door. Indien de meerderheid van de leden van de ZR oordeelt dat een vergadering op afstand (digitaal) aangeraden is, kan deze op die manier georganiseerd worden. De openbaarheid van de zitting dient via de digitale mogelijkheden te allen tijde gevrijwaard te worden. De leden die deelnemen aan deze vergaderingen op afstand worden beschouwd als aanwezig voor de naleving van de quorum- en meerderheidsvereisten.
Onder voorbehoud van een beraadslaging over de begroting, een begrotingswijziging of over de rekening, kan de ZR, met een tweederdemeerderheid van de aanwezige leden, in het belang van de openbare orde en op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid, echter beslissen dat de vergadering niet openbaar is.
De vergadering van de ZR is niet openbaar wanneer het om personen gaat.
De besloten vergadering kan slechts plaatsvinden na de openbare vergadering. In tuchtzaken of in de door dit reglement vastgelegde bijzondere omstandigheden, kan de besloten vergadering de openbare vergadering voorafgaan. De leden beslissen hier unaniem over.
4. In artikel 8.a. wordt de groene tekst toegevoegd en de rode tekst vervangen:
Artikel 8.a. Bekendmaking agenda, locatie, dag en tijdstip van de vergadering
Plaats Locatie, dag, tijdstip en agenda van de vergaderingen van de ZR worden ter kennis gebracht van het publiek door de bekendmaking op de website van de zone wanneer de oproeping van de vergadering geschiedt (zie artikel 7.d., alinea 1).
5. In artikel 10 worden een aantal zinsnedes geschrapt (in rood) en een aantal toevoegingen gedaan (in groen):
In principe gaan de vergaderingen fysiek door. Indien de meerderheid van de leden van de ZR oordeelt dat een vergadering op afstand (digitaal, voor alle leden of een deel van de leden) aangeraden is, kan deze op die manier georganiseerd worden voor zover de openbaarheid van de zitting en de raadpleging van het verslag ervan kunnen worden gewaarborgd.
De openbaarheid van de zitting, die volledig (door alle leden) of gedeeltelijk (door een deel van de leden) op afstand plaatsvindt, wordt verzekerd door de rechtstreekse audiovisuele uitzending van de vergadering op de website van de zone. De audiovisuele rechtstreekse uitzending wordt onderbroken indien de bepalingen van alinea’s 2 en 3 van artikel 8 van dit reglement van toepassing zijn. De burger kan eveneens bij een vergadering die gedeeltelijk op afstand plaatsvindt, fysiek aanwezig zijn op de locatie waar de vergadering plaatsvindt.
De openbaarheid van de zitting dient via de digitale mogelijkheden te allen tijde gevrijwaard te worden (behalve voor het besloten gedeelte, zie artikel 8).
Wanneer de zone beslissingen neemt over het operationele personeelsplan, over de begroting en de begrotingsaanpassingen, over de rekeningen, alsook wanneer personeelsleden worden gehoord, kunnen deze beslissingen worden genomen tijdens een vergadering die gedeeltelijk op afstand plaatsvindt, indien minstens drie leden van de ZR ter plaatse fysiek aanwezig zijn.
De leden die deelnemen aan deze vergaderingen op afstand worden beschouwd als aanwezig voor de naleving van de quorum- en meerderheidsvereisten.
De wet van 20 juli 2022 tot wijziging van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid, opdat de raad van de hulpverleningszone elektronische vergaderingen op afstand kan houden wanneer de agenda dat mogelijk maakt, BS 27 september 2022.
Artikel 43 van de wet betreffende de civiele veiligheid, BS 31 juli 2007.
De zoneraad keurt de voorgestelde aanpassingen aan de artikelen 7.a., 7.d., 8, 8.a. van het huishoudelijk reglement van de zoneraad goed.
De zoneraad beslist artikel 10 van het huishoudelijk reglement zo aan te passen dat er enkel keuze is tussen fysiek of digitaal vergaderen en dat hybride vergaderen niet mogelijk is.
Het aangepaste huishoudelijk reglement maakt integraal deel uit van deze beslissing.